Daftar Isi [Tampil]

Sistem Penyimpanan Arsip: Macam dan Prosedurnya

Kali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .

Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat selalu.

Baiklah untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .

Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingat

Dan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .

Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .

Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip

Secara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu :

• Identifikasi Masalah

Sebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipan

• Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .

• Menganalisa Sistem

Tindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintah

• Perancangan Sistem

Pada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .

• Memilih Dan Mengimplementasikan

Pada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .

• Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip

Setelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .

Macam – Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Secara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu :

1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Abjad

Sistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad.

Sistem abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .

Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena :

• Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat
•  Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang sama
• Sebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan nama
• Jumlah yang menggunakan banyak .

Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu :

• Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagian
• Fleksibel karena mudah di terapkan
• Memudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepat
• Surat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahan

Kerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu :

• Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara lengkap.
• Arsip yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisah
• Adanya Pengindeksan
• Banyak orang memiliki nama yang sama

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu :

• Memeriksa berkas / surat

Merupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesai

• Mengindeks surat

Merupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .

• Mengkode surat

Merupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontal

• Menyortir surat

Merupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyak

• Menempatkan surat

Menempatkan surat sesuai posisinya

Prosedur Penemuan arsip apabila menggunakan  Sistem Abjad, yaitu :

• Menentukan judul surat

Mengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirim

• Menentukan indeks

Mengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintah

• Menentukan kode arsip

Mengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .

• Pencarian arsip

Merupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean surat

• Mengambil arsip

Jika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebut

• Memberikan arsip

Merupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkan

• Proses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .

2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Subjek

Sistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat tersebut.

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu :

Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu :

• Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhan
• Jika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .

Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu :

Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu :

• Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .
• Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnya

Daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek

Daftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu :

• Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
• Mengisi kartu indeks
• Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
• Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu :

• Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek :
• Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan
• Lihatlah kode pada kartu pengindekan
• Berdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .

3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Wilayah

Sistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh Indonesia

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu :

• Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukan
• Memudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahui

Kelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu :

• Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkan
• Rentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayah
• Pegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipan

Daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah

Daftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu :

• Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
• Mengisi kartu indeks
• Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
• Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu :

• Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
• Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
• Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .

4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Nomor

Sistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar.

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu :

• Lebih efektif dalam penyimpanan
• Penyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan teliti
• Dapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumen
• Penerapan yang sederhana
• Penomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luas
• Penomoran pada map dapat dijadikan referensi

Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu :

• Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitan
• Banyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeks
• Diperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyak

Prosedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor

Daftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu :

• Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
• Mengisi kartu indeks
• Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
• Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur penemuan kembali arsip , yaitu :

• Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
• Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
• Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .

5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Tanggal

Sistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode khusus.

Kelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu :

• Memudahkan dalam pelaksanaan
• Susunan dan urutan guide yang sedeharana
• Klasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutan

Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu :

• Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecil
• Dokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsip
• Pemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipan
• Prosedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal

Daftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .

Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu :

• Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar klasifikasi.
• Mengisi kartu indeks
• Jika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .
• Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkan

Prosedur penemuan kembali arsip, yaitu :

• Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkan
• Lihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebut
• Berdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .

Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip

Maaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .

Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .

Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .

Enjoy . . . . .