Otomatisasi Perkantoran : Pengertian, Manfaat dan Pengguna

Daftar Isi [Tampil]

Otomatisasi Perkantoran : Pengertian, Tujuan, Pengguna, Manfaat dan Ruang Lingkupnya

Kali ini penulis akan membahas mengenai otomatisasi perkantoran dimulai dari pengertian otomatisasi perkantoran, tujuannya, penggunanya, manfaatnya, dan jenis – jenis aplikasinya 

Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia  , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat selalu.

Baiklah untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Apa itu otomatisasi perkantoran ?

Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah sistem informasi baik formal ataupun informal yang berhubungan dengan komunikasi kepada orang dan dari orang yang berbeda di dalam ataupun di luar sebuah organisasi, perusahaan ataupun instansi pemerintah. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menghubungkan teknologi tingkat tinggi dengan proses melaksanakan pekerjaan.

Pada dasarnya otomatisasi perkantoran bertujuan untuk memudahkan segala bentuk jenis komunikasi baik itu berupa lisan maupun tulisan .

Pengertian Otomatisasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Berikut ini beberapa pendapat ahli mengenai pengertian otomatisasi perkantoran, yaitu :

• Tri Agus Siswanto

Menurut beliau pengertian otomatisasi perkantoran adalah peralihan fungsi manual dari peralatan kantor yang biasanya digunakan dengan tenaga pegawai / manusia dengan fungsi – fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis / elektronik seperti komputer .

• Wahyu Nurjaya 

Beliau berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah hal – hal yang mencakup semua sistem elektronik baik itu formal ataupun informal yang berkaitan dengan komunikasi yang berisi sebuah informasi ke ( komunikan / receiver ) dan dari ( komunikator / sender ) orang-orang  yang terjadi baik didalam ataupun diluar perusahaan .

• PerMen PAN No. 13 th 2003

Dalam peraturan tersebut ditetapkan bahwa otomatisasi perkantoran sering juga disebut dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/ e-office). Perkantoran elektronis / otomatisasi perkantoran adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (Local Area Network/LAN)

• Raymond 

Beliau menuturkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah semua hal yang mencakup alat – alat elektronik baik formail ataupun informal yang berhubungan dengn komunikasi yang berisi informasi kepada dan dari pihak – pihak baik didalam maupun di luar perusahaan atau organisasi .

• Ade Sobandi

Beliau mengatakan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan suatu perencanaan untuk menggabungkan teknologi tingkat tinggi dengan memperbaiki alur proses pelaksanaan sebuah  pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan

• Deden Mulyana

Deden berpendapat bahwa otomatisasi perkantoran adalah sebuah aplikasi teknologi informasi yang dirancang atau dibuat khusus untuk meningkatkan produktivitas pegawai atau karyawan

Dengan beberapa pendapat para ahli diatas, dapat penulis simpulkan bahwasannya otomatisasi perkantoran merupakan sebuah tindakan peralihan dan pergantian segala peralatan – peralatan disebuah kantor atau organisasi yang mana sebelumnya pengelolaan peralatan tersebut menggunakan tenaga manusia / pegawai beralih dengan peralatan – peralatan kantor yang menggunakan sistem elektronik atau mekanis seperti komputer dan peralatan elektronik lainnya yang biasa digunakan dalam proses pekerjaan. 

Dimana peralihan ini tidak lain dan tidak bukan hanya untuk meningkatkan produktivitas para pekerja / karyawan sehingga mampu lebih efekti dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi / perusahaan .

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Secara umum terdapat 3 tujuan dari otomatisasi perkantoran menurut Raymond,  yaitu :

• Penggabungan dan penerapan teknologi
• Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
• Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

Sedangkan tujuan otomatisasi pekantoran saat ini adalah :

1. Penghematan biaya. Karena peralatan elektronik tidak menggantikan karyawan saat ini, tetapi dapat menunda penambahan karyawan dalam waktu dekat untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok. Karena dalam penerapan otomatisasi perkantoran para pelaku atau pemakainya akan lebih sering untuk berkomunikasi sehingga hal ini sangat baik untuk memecahkan masalah yang ada secara berkelompok  .
3. Pelengkap dan Bukan Pengganti. Otomatisasi perkantoran hanya sebagai pelengkap dari interaksi yang dilakukan dalam sebuah kantor tanpa mengganti beberapa interaksi atau komunikasi yang sudah ada seperti komunikasi interpersonal tradisional, komunikasi tatap muka dan lainnya. Sehingga  otomatisasi perkantoran hanya menjadi pelengkap bukan pengganti .

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Secara umum manfaat dari otomatisasi perkantoran adalah memudahkan pelaksanaan tugas yang dikerjakan oleh seorang karyawan. Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Pengguna Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam sebuah kantor . Pada dasarnya ada empat kategori pengguna , yaitu:

• Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
• Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khusus (contoh: pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
• Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, mejawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat

Istilah “Knowlegde worker” diterpakan pada manager dan profesional, yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

Secara umum terdapat 11 aplikasi dalam otomatisasi perkantoran , yaitu :

1. Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
   
   
2. Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
   
   
3. Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
   
   
4. Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
   
   
5. Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
   
   
6. Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan
   
   
7. Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.
   
   
8. Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
   
   
9. Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
   
   
10. Image Storage And Retrieval adalah Penggunaan pengenal karakter secara optik (opticalcharacter recognition) untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.
    
    
11. Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

Aplikasi DTP terbagi dalam 3 bagian, yaitu :

• Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,
• Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.
• Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan

Konsep Otomatisasi Perkantoran

Secara umum terdapat 5 konsep dari otomatisasi perkantoran, yaitu :

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah da tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Jangan lupa ikuti kami di Fp facebook untuk mendapatkan update artikel selanjutnya

Semoga bermanfaat
Enjoyyy