Cara Membuat Standar Operasional Prosedur dan Pembahasannya

Daftar Isi [Tampil]

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Pembahasannya .

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur -Selamat Datang kembali para Administrator Muda Indonesia

Apa Kabarnya niii ? semoga dalam keadaan sehat selalu dimasa pandemi ini dan terhindar dari virus yang ada. Aamiin . Baiklah kali ini penulis ingin membahas salah satu materi dari pembelajaran administrasi yaitu cara membuat standar operasional prosedur atau yang biasanya disebut dengan sop menurut pengetahuan penulis.

Baiklah untuk tidak memperlama basa basi langsung saja scroll kebawah ! !

Pengertian Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur  atau SOP adalah sebuah tata cara ( kelola ) / tahapan yang dibakukan atau ditetapkan dan yang dapat harus dilaksanakan dan dilalui oleh setiap elemen perusahaan untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu .

Pengertian SOP menurut Moekijat merupakan sebuah urutan sistematis yang berisi langkah-langkah pelaksanaan untuk mengerjakan suatu pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dapat dilakukan, berhubungan dengan apa perkerjaan tersebut, bagaimana melakukan perkerjaan tersebut, bilamana melakukan pekerjaan tersebut , di mana melakukan perkejaan tersebut, dan siapa yang melakukan pekerjaan tersebut.

Jadi , dari beberapa  pengertian  SOP  diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Pengertian Standar Operasional Prosedur ( SOP ) merupakan sebuah panduan atau pedoman dalam melakukan pekerjaan dimulai dari bagaimana melakukannya , kapan melakukannya , dimana melakukannya dan siapa saja yang terlibat , hal ini dilakukan untuk memastikan agar pekerjaan dapat berjalan lancar dan teratur .

Fungsi Standar Operasional Prosedur

Secara umum terdapat beberapa fungsi dalam standar operasional prosedur , yaitu :

1. SOP Dapat memfasilitaskan setiap pekerjaan seorang pegawai atau karyawan dan bidang lain
2. SOP berfungsi sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan
3. SOP berfungsi sebagai pemberi masukan jika terjadi kelalaian atau kehambatan dalam melakukan pekerjaan
4. SOP berfungsi sebagai pemberi sikap disiplin kepada seorang karyawan atau pegawai
5. SOP berfungsi sebagai petunjuk atau pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan 

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Secara umum terdapat beberapa manfaat dalam standar operasional prosedur , yaitu :

1. Manfaat SOP dapat meminimalisir kesalahan dan kelalaian seorang karyawan atau pegawai dalam melakukan pekerjaannya
2. Manfaat SOP dapat memberikan pedoman serta petunjuk kerja bagi setiap karyawan atau pegawai sehingga diharapkan mampu bekerja tanpa campur tangan pihak atau unit lain
3. Manfaat SOP dapat meningkatkan akuntabilitas dalam melakukan pekerjaan
4. Manfaat SOP dapat menjadi tolak ukur bagi karyawan atau pegawai dalam evaluasi kinerja
5. Manfaat SOP dapat membantu seorang karyawan atau pegawai baru dalam menduduki sebuah jabatan atau dalam melakukan sebuah pekerjaan
6. Pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan lebih efektif dan efisien

Tujuan Standar Operasional Prosedur

Secara umum terdapat beberapa tujuan dalam standar operasional prosedur , yaitu :

1. Tujuan SOP untuk menjaga ritme dan konsistensi dalam melakukan atau melaksanakan pekerjaan tertentu
2. Tujuan SOP untuk dijadikan referensi, petunjuk atau pedoman dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas
3. Tujuan SOP untuk meminimalisir kesalahan, kelalaian dan konflik antar karyawan atau pegawai yang terjadi dalam melakukan sebuah pekerjaan
4. Tujuan SOP untuk dijadikan dasar dan landasan mengenai evaluasi kinerja bagi seorang karyawan atau pegawai
5. Tujuan SOP untuk menjelaskan setiap tanggung jawab dan wewenang pemangku jabatan
6. Tujuan SOP untuk evaluasi pada setiap proses pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai
7. Tujuan SOP untuk bukti histori jika terdapat pembaruan dalam SOP selanjutnya

Prinsip Cara Membuat Standar Operasional Prosedur 

Secara umum terdapat tiga ( 3 ) prinsip cara membuat standar operasional prosedur , yaitu :

• SOP harus ditulis secara jelas , tidak berbelit – belit dan sederhana . Sehingga SOP dapat dipahami atau dimengerti sehingga mudah untuk diterapkan .
• SOP yang dibuat harus dapat diukur baik dari segi waktu maupun biaya .
• SOP yang dibuat harus dapat menyesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan yang ada .

Teknik dan Cara Membuat Standar Operasional Prosedur 

Cara membuat standar operasional prosedur dalam sebuah organisasi , kantor atau perusahaan sebelumnya harus memahami hal sebagai berikut :

• Standar operasional prosedur yang disusun harus bersangkutan dengan visi dan misi dari organisasi , kantor atau perusahaan .

• Didalam standar operasional prosedur  harus terdapat budaya kerja di organisasi , kantor atau perusahaan bersangkutan seperti : kerja ikhlas , kerja tuntas dan kerja keras .

• Standar operasional prosedur  yang dibuat harus sesuai dengan alur yang ada didalam organisasi , kantor atau perusahaan bersangkutan .

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur 

Secara umum terdapat beberapa tahapan atau cara membuat standar operasional prosedur bagi suatu organisasi , perusahaan atau instansi , yaitu :

• Hal pertama yang biasa dilakukan adalah membuat sebuah susunan pekerjaan secara  vertikal . Ini merupakan tahap awal yang dapat mempengaruhi kualiatas sop dihari berikutnya .
• Hal kedua adalah dengan merencanakan / membuat sebuah alur proses . Maksudnya adalah organisasi , perusahaan atau instansi terkait memilih format atau bentuk  / model dari sop hal ini dilakukan untuk memudahkan pegawai dalam melaksanakan pekerjaan .
• Hal selanjutnya adalah melibatkan karyawan atau pegawai dalam pembuatan sop dengan melakukan wawancara . Tujuannya untuk mengetahui kegiatan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan sehari – hari mulai dari bagaimana melakukannya , kapan melakukannya , dimana melakannya , dan siapa ( individu ) atau kelompok ( unit ) yang melakukannya .
• Setelah langkah ketiga tadi dilakukan barulah sebuah sop dapat ditulis sebaiknya disusun secara vertikal dan sistematis . Pada saat penulisan sop ini diharapkan melibatkan semua pihak agar dapat berkontribusi dalam pembuatan sop sehingga sop dapat dijalankan dengan maksimal .
• Setelah sop ditulis dan dianggap cocok untuk diterapkan , maka selanjutanya dalah melakukan sosialisasi kepada setiap pegawai untuk melakukan kegiatan berdasarkan sop yang sudah ditetapkan tersebut .
• Terakhir , setelah sop diterapkan jika perlu diadakan evaluasi internal dalam melaksanakan sop tersebut , jika terdapat penyimpangan terhadap pegawai maka bisa disandarkan kepada sop yang sudah berlaku dan disetujui .

Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Dalam cara membuat standar operasional prosedur ada beberapa hal yang harus diperhatikan , yaitu :

1. Susunan SOP terdiri dari kegiatan – kegiatan atau pekerjaan yang memerlukan SOP itu sendiri

Maksudnya setiap pekerjaan tentu mempunyai skema dalam melaksanakannya untuk itu skema tersebut dimuat dalam sebuah susunan yang sistematis agar tidak terjadinya kesalahan dalam melakukan pekerjaan tersebut

2. Setiap susunan SOP tidak boleh melanggar UU dan Peraturan yang berlaku

Setiap poin dalam cara membuat standar operasional prosedur tidak boleh melanggar atau bertentangan dengan UU yang berlaku artinya dalam cara membuat standar operasional prosedur setiap poin harus selaras dengan UU atau Peraturan yang berlaku

3. Susun , Periksa dan Terbitkan

Setelah informasi mengenai pekerjaan apa saja yang ingin dibuatkan SOPnya lalu memeriksa setiap poinnya agar tidak bertentangan dengan UU yang berlaku setalah itu semua maka, susunlah SOP dengan sistematis dan mulailah untuk diterbitkan atau dilaksanakan.

4. Maksimalkan Pelaksanaan SOP

Setalah SOP dilaksanakan, cobalah setiapkaryawan atau pegawai untuk memaksimalkan setiap kegiatannya berdasarkan SOP yang ada sehingga pekerjaan dirasakan lebih efisien dan lebih efektif.

5. Pembaruan SOP

Dengan perkembangan zaman pada era globalisasi ini tentu penerapan SOP harus diselaraskan dengan perkembangan tersebut. Untuk itu setiap perusahaan atau organisasi diharuskan untuk memperbarui setiap SOP yang dibuat secara berkala agar tidak ketinggalan zaman . 

Manfaat Membuat Standar Operasional Prosedur

Sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pasti memerlukan sesuatu hal yang dapat menunjang keefektifan dan keefesiensi dalam melaksanakan kegiatan administrasi . SOP hadir dengan membantu sebuah organisasi , perusahaan atau instansi untuk mewujudkan keefektifan dan keefesiensi dalam melaksanakan kegiatan administrasi .

Pemanfaatan sop pada sebuah organisasi , perusahaan atau instansi dapat memudahkan para pegawainya untuk melakukan pekerjaan , karena setiap alur proses pekerjaan sudah tercantum didalam sop dan para pegawai hanya mengikuti nya saja . Tidak hanya memudahkan , SOP juga bermanfaat sebagai penghemat waktu dan biaya dalam melakukan sebuah kegiatan administrasi umum .

Sekian informasi mengenai Cara Membuat Standar Operasional Prosedur yang penulis ketahui 

Semoga apa yang kami tulis dapat bermanfaat bagi teman – teman semua . Jika ada kesalahan penulisan Mohon Maaf .

Bagi kalian yang ini mengikuti jejak website ini dan ingin terus mendapatkan notifikasi dari update nya website ini, silahkan klik halaman facebook dibawah  ini dan klik ikuti agar kalian mendapatkan notifikasi artikel baru dari website ini . Sekian .

Enjoy . . . . .